یادگیری رایگان اکسس ( Access ) + تمرین قسمت دوم : سلام دوستان حتماً پس از انجام مطالب مربوط به قسمت اوّلِ آموزش، متوجّه شده اید که با ایجاد هر دیتا بیس جدید، یک جدول نیز بصورت خودکار ایجاد می گردد، لذا برای تعریف فیلد یا ستون جدید می توانید مکان نما را در اولین سلول از ستون Click to add قرار داده و داده مورد نظرتان را تایپ کنید و با زدن کلید Enter ، و یا Tab یک فیلد بصورت خودکار با نام Field 1 ایجاد و به همین ترتیب با تکرار این عمل، فیلدهای بعدی را نیز تولید نمائید.
برای تغییر نام فیلدهای جدید بر روی عنوان آنها دابل کلیک نموده و نام دلخواه را تایپ نمائید.در صورتی که در ستون Field 1 از رکورد با عنوانِ New : ID داده ای درج گردد، بصورت خودکار رکورد new یک سطر پائینتر قرار میگیرد و با تکرار این عمل میتوانید رکوردهای جدید را تولید نمائید. برای ذخیره سازی جدول بر روی عنوان آن راست کلیک نموده و گزینه Save را انتخاب نمائید و یا از نوار دسترسی سریع این گزینه را انتخاب و نامی برای جدول تایپ کنید.
به دو طریق در دیتابیس میتوان جدول جدید ایجاد کرد
1- ایجاد جدول در نمای Data sheet: برای این منظور به گروه Tables از زبانه Create رفته و گزینه Table را انتخاب میکنیم. با انجام این کار دقیقاً جدولی شبیه به اولین جدول پیش فرض موجود در دیتابیس ایجاد میگردد، که باید برای ایجاد فیلدها و رکوردها طبق مطالب اشاره شده در بالا عمل نمائید.
2- ایجاد جدول در نمای Design: برای این منظور به گروه Tables از زبانه Create رفته و گزینه Table Design را انتخاب میکنیم. با انجام این کار نمای Design نمایان میگردد:
همانگونه که مشاهده مینمائید، از طریق این نما شما قادر به؛ تعریف عنوان فیلدها در ستون Field Name، تعریف نوع داده های آنها در ستون Data Type و درج توضیحات اختیاری در خصوص فیلد در ستون Description میباشید.نکته: در نمای Data Sheet بدون اینکه نوع فیلدها از قبل تعریف شده باشند داده ها را وارد میکنیم و نوع فیلدها، بطور خودکار با توجه به داده ای که برای ایجاد فیلد مورد نظر وارد مینمائید، لحاظ میگردد.
نکات نامگذاری فیلدها؛
- نام هر فیلد بهتر است متناسب با محتوایی که در آن فیلد وارد میگردد انتخاب گردد.
- حداکثر طول مجاز برای نام فیلد 64 کاراکتر است.
- استفاده از کاراکترهای نقطه و کاما و علامت تعجب و ... غیر مجاز است.
- بین حروف کوچک و بزرگ عناوین، تمایزی توسط Access اعمال نمی گردد.
پانل Field Properties:
در این پانل ویژگیهایی همچون نحوه نمایش مقدار و نحوه ذخیره سازی فیلدها مشخص مشود. در واقع برای انواع مختلف داده ها، مشخصات متفاوتی توسط این پانل ارائه می گردد که شرح آن به صورت زیر است:
- شاخص Field size:در نوع داده Text حداکثر تعداد مجاز برای ورود کاراکتر را مشخص میکند و برای نوع داده عددی با توجه به انواع مختلف آن که قبلا توضیح داده شد، سایز مشخص میگردد.
- شاخص Format: نحوه قالب بندی نمایش داده هائی از نوع Date-Time, number, yes-no و ... را مشخص میکند.
- شاخص Input Mask:برای ورود داده، الگوی خاصی را مشخص میکند، توضیحات بیشتر در ادامه مطلب داده خواهد شد.
- شاخص Caption: یک Label یا برچسب را بجای نام فیلد برای نمایش جداول یا در نمودارها و گزارشات منظور میکند
- شاخص Default Value: مقداری پیشفرض را به فیلد مورد نظر اختصاص میدهد که در صورت عدم وارد کردن داده در آن فیلد نمایان خواهد شد
- شاخص Validation Rule: شرطی را برای ورود دادهها در فیلد مورد نظر اعمال میکند. مثلاً کوچکتر یا بزرگتر از مقدار خاصی.
- شاخص Validation text: در صورت عدم رعایت شرط تعریف شده در بالا، پیغامی که در این قسمت قرار میگیرد ، به عنوان خطا نمایان میشود.
- شاخص Required: با این مشخصه اجباری بودن پر کردن فیلد (با انتخاب گزینه Yes) فراهم میگردد و اگر No را انتخاب کنیم، ورود داده اجباری نخواهد بود.
- شاخص Allow zero length: این مشخصه نیز دو حالت Yes, No را داراست، که مشخص میکند آیا به فیلد از نوع Text طول صفر اختصاص یابد یا خیر.
- شاخص Indexed: باعث تسریع در جستجوی دادهها توسط ایجاد ایندکس بر روی فیلدها میگردد. No به معنای نداشتن ایندکس،( Yes(No Dublicatesبه معنای داشتن ایندکس و عدم پذیرش مقادیر تکراری و (Yes(Duplicates OK به معنای داشتن ایندکس و پذیرش مقادیر تکراری
- شاخص Decimal Places: تعداد ارقام اعشاری را برای دادههای عددی مشخص میکند.
برخی از الگوهای مهمِ موجود در Input Mask بر اساس کاراکترها و مواردی که در ذیل توضیح خواهم داد، ایجاد میگردند:
- کاراکتر 9: این کاراکتر نمایانگر ورود عددی از 0 الی 9 بصورت اختیاری است
- کاراکتر 0: هر جا که این کاراکتر قرار گیرد؛ ورود عددی از 0 الی 9 اجباری میگردد.
- کاراکتر #: این کاراکتر نمایانگر ورود عددی از 0 الی 9 ، یا جای خالی، یا علائم منفی و مثبت، بصورت اختیاری است
- کاراکتر L: هر جا که این کاراکتر قرار گیرد؛ ورود حرفی از الفبا اجباری میگردد.
- کاراکتر ?: این کاراکتر نمایانگر ورود حرفی از الفبا، بصورت اختیاری است
- کاراکتر a: با این کاراکتر، ورود یک رقم یا حرفی از الفبا بصورت اختیاری مجاز میگردد.
- کاراکتر A: با این کاراکتر، ورود یک رقم یا حرفی از الفبا اجباری میگردد.
- کاراکتر &: در محل این کاراکتر، میتوان از هر کاراکتری حتی Space بصورت اجباری استفاده نمود.
- کاراکتر C: در محل این کاراکتر، میتوان از هر کاراکتری حتی Space بصورت اختیاری استفاده نمود.
مثال: در الگوی 0AC9# : وارد کردن مقدار 1zj2- مجاز و ورود مقدار pzj2- غیر مجاز میباشد.