مهارت گزارش نویسی از جمله مهارت‌هایی است که همه‌ی ما بر اهمیتِ آن تاکید داریم؛ اما وقت چندانی را به یادگیری و بهبود این مهارت اختصاص نمی‌دهیم.
این درحالی است که اهمیت گزارش نویسی کمتر از سایر جنبه‌های مهارت ارتباطی نیست و اتفاقاً می‌تواند نقشی کلیدی در رشد و پیشرفت ما، چه در فضای درس و دانشگاه و چه در محیط کار داشته باشد:
با مراجعه‌ی کوتاهی به حافظه و تجربیات خود، میتوانید مصداق‌های متعددی را از نقش گزارش نویسی در رشد و پیشرفت شغلی به‌خاطر بیاورید.
شاید شما هم از جمله افرادی باشید که این گله را دارند که برخی از همکاران‌شان، با وجودِ فعالیت کمتر، به علتِ تسلط بر شیوه‌ی گزارش کردن فعالیت‌ها می‌توانند مُهِم و اثرگذار جلوه کنند و به این شیوه، پله‌های رشد و ترقی را با سرعت بیشتری طی کنند.
اهمیت گزارش نویسی
ما به علت‌های متعددی تصمیم گرفته‌ایم گزارش نویسی را به شکلی جدی در متمم مورد توجه قرار دهیم. از جمله‌ی این علت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
گزارش نویسی یکی از مهارتهای مهم در تولید محتوا است و تسلط یا عدم تسلط بر آن، می‌تواند سرنوشت فعالیت‌های وابسته به تولید محتوا (از جمله حضور در فضای دیجیتال و شبکه های اجتماعی) را تغییر دهد.
تهیه‌ی کوچک‌ترین سندهای سازمانی هم نمونه‌ای از تنظیم گزارش محسوب می‌شود و تقریباً هر نوع فعالیت مکتوب در فضای کسب و کار را می‌توان از جنس گزارش نویسی دانست.
کمتر فعالیتی وجود دارد که بتواند در حد گزارش نویسی به رشد و پیشرفت شغلی کمک کند.
مدیران ارشد با ارائه و تنظیم گزارشهای قوی، هیات مدیره و سهامداران را راضی می‌کنند. مدیران میانی با تکیه بر مهارت گزارش نویسی می‌توانند فعالیت‌های خود را به شیوه‌ای بهتر و اثربخش‌تر ارائه و معرفی کنند و اجازه ندهند که تلاش‌هایشان در میان انبوه فعالیت‌های سازمان گم شود.
گزارش نویسی علاوه بر مدیران ارشد، نیازمند تازه‌واردان و افراد کم‌تجربه در سازمان‌ها نیز هست.
معمولاً سرپرستان و مدیران، فرصت کافی برای تنظیم گزارش‌ها ندارند و از سوی دیگر ترجیح می‌دهند کارهای نسبتاً تخصصی را به سادگی به همکاران تازه‌وارد خود واگذار نکنند.
حاصل این وضعیت، آن است که یکی از نخستین فعالیت‌هایی که به تازه‌واردها تفویض می‌شود، گزارش نویسی است.
این در حالی است که متاسفانه بسیاری از افراد تازه‌وارد، این فعالیت‌ها را به چشم فرصتی ارزشمند نگاه نمی‌کنند و اغلب آن را نمونه‌ای از بیگاری کشیدن مدیران از زیردستان در نظر می‌گیرند (طبیعتاً با چنین دیدگاهی، تلاش چندانی صرف بهبود شیوه گزارش نویسی خود نخواهند کرد).
با این توضیحات می‌توانیم بگوییم بر خلاف تصور اولیه، رده‌های پایین کارشناسی در سازمان‌ها، معمولاً علاوه بر وظیفه‌ی تنظیم گزارش کار روزانه با کارهای پیچیده‌تر مثل تنظیم گزارشهای مدیریتی نیز درگیر می‌شوند.
علاوه بر همه‌ی این توضیحات، حل تمرین در متمم نیز خود نمونه‌ای از گزارش نویسی است و با بهبود این مهارت، کیفیت بحث‌ها و مشارکت در گفتگوها و کامنت‌گذاری در موضوعات مختلف، ارتقا خواهد یافت.
قبل از ورود به اصلِ بحثِ مهارت گزارش نویسی لازم است گزارش را تعریف کنیم. سپس به سراغ انواع گزارش و مراحل گزارش نویسی خواهیم رفت و به جزئیات بیشتری در زمینه‌ی نحوه گزارش نویسی خواهیم پرداخت.
معنای لغوی گزارش چیست؟
گزارش در زبان فارسی از ترکیب واژه‌ی گزار و پسوند ش درست شده است (درست مانند آزمایش، پرورش، نکوهش و مانند این‌ها).
گزار و گزاردن هم معنای متنوعی دارند که دو مورد از آنها به بحث ما نزدیک‌تر است:
- تفسیر و تعبیر کردن و توضیح دادن (مثلِ خواب‌گزار)
- تعریف کردن و مرور آن‌چه گذشته (مثل خبرگزار)
گزارش با این معانی، واژه‌ای کهن محسوب می‌شود و نمونه‌های آن را حتی می‌توان در شاهنامه‌ی فردوسی هم یافت.
در میان برخی فارسی‌زبانان واژه‌ی راپورت و راپور (تلفظ فرانسه‌ی آن) نیز به معنی گزارش، رایج است و حتی ترکیب‌های راپور نویسی و راپور دهی هم با آن ساخته شده و به‌کار می‌رود.
در دوره‌ای که استفاده از زبان عربی در میان فارسی‌زبانان بیش از امروز رایج بود، تقریر کردن هم در بسیاری از نوشته‌ها به‌کار می‌رفت. مثلاً می‌گفتند: چنین تقریر کرده‌اند که…
تقریر امروز هم در زبان تجاریِ عربی، تقریباً معادل Report است و در گفته‌ها و نوشته‌ها هنگام اشاره به گزارش دهی از آن استفاده می‌شود.
تعریف گزارش چیست و به چه کاری گزارش نویسی می‌گویند؟
یکی ساده‌ترین تعریف‌های گزارش می‌تواند به شکل زیر باشد:
گزارش یک سند حاوی اطلاعات و دارای یک موضوع محوری مشخص است که برای ارائه به فرد یا افراد یا سازمان‌ها تنظیم می‌شود و از ویژگی‌های زیر برخوردار است:
اطلاعات ارائه شده در گزارش دارای ساختار مشخص هستند.
ساختار گزارش و محتوای آن بر اساس مخاطبان و دریافت‌کنندگان گزارش تنظیم می‌شود.
مفروضات، داده‌ها، تحلیل‌ها، قضاوت‌ها و ارزیابی‌ها در آن به صورت مشخص و شفاف تفکیک شده‌اند.
شکل و محتوای گزارش به شکلی است که بدون حضور نویسنده آن، با صرف حداقل زمان و انرژی برای مخاطب قابل درک و فهم باشد.
موارد زیر از جمله گزارش‌هایی هستند که اغلب نیازمند تهیه و تنظیم آنها هستیم:
گزارش فعالیت (روزانه یا هفتگی یا شکل‌های دیگر)
یکی از رایج‌ترین انواع گزارش، گزارشهای روزانه و هفتگی هستند.
این گزارش‌ها را ممکن است برای خودمان (با هدف افزایش نظم شخصی) یا برای مدیران‌مان تنظیم کنیم.
میزان مفید بودن گزارشهای فعالیت، می‌تواند بسیار متغیر باشد.
از گزارش‌هایی که جز اتلاف وقت، هیچ کارکرد دیگری ندارند تا گزارش‌هایی که بدون آنها، بخش مهمی از اثربخشی و کارایی ما کاهش می‌یابد.
در چنین گزارش‌هایی معمولاً شیوه‌ی طراحی قالب گزارش نقش مهمی در میزان اثربخشی نهایی دارد.
رزومه
شاید کمتر به این نکته توجه کنیم که رزومه هم در واقع گزارشی از زندگی و پیشینه ماست که برای ارائه به یک کارفرما تهیه و تنظیم می‌شود.
اگر رزومه نویسی را به‌عنوان یکی از زیرمجموعه‌های گزارش نویسی در نظر بگیریم، شیوه‌ی نگاه ما به رزومه و حتی اصول و تکنیک‌هایی که در تنظیم آن به‌کار می‌گیریم، فرق خواهد کرد.
حل یک تمرین درسی
زمانی که یک تمرین را در کلاس درس یا در متمم حل می‌کنید، صرف درک بحث و یافتن پاسخ کافی نیست.
شما هم‌زمان با تشریح دیدگاه و پاسخ خود، معمولاً مسیری که به نتیجه‌ی مورد بحث منتهی شده است را نیز توضیح می‌دهید.
در این شیوه از گزارش‌نویسی، می‌کوشید مخاطب را متقاعد کنید که در طول مطالعه‌ی حرف‌ها و دیدگاه‌تان، به تدریج با شما همراه شود.
توصیه نامه
شاید برای شما هم پیش آمده باشد که لازم شود دوست یا همکاری را به سازمانی معرفی کنید.
توصیه‌نامه هم شکلی از گزارش محسوب می‌شود؛ گزارشی که بسته به مخاطب، ممکن است در چارچوبی کاملاً رسمی و اداری یا در قالب یک پیام غیررسمی ارسال شود.
پروپوزال دانشگاهی
اغلب مطالعات و تحقیقات دانشگاهی، با یک پروپوزال آغاز می‌شوند.
این پروپوزال ممکن است با هدف جلب موافقت استاد تنظیم شود یا این‌که هدف از آن، جذب سرمایه برای اجرای پروژه‌ی تحقیقاتی باشد.
متأسفانه گاهی اوقات، این مرحله را به عنوان یک بخش فرعی و حاشیه‌ای در نظر گرفته می‌شود. این در حالی است که پروژه‌های بسیاری را می‌توان دید و تصور کرد که به‌خاطر ضعف در تنظیم گزارش اولیه، هرگز عملی نشده و در همان مرحله متوقف شده‌اند.
طرح تجاری (طرح کسب و کاٰر)
طرح تجاری (Business Plan) خود یک نوع گزارش محسوب می‌شود.
وقتی بحثِ Business Plan مطرح می‌شود، معمولاً چنان درگیر جزئیات کسب و کار می‌شویم که فراموش می‌کنیم مشغول تهیه و تدوین یک گزارش هستیم.
در حالی که اگر تنظیم طرح تجاری را به عنوان مصداقی از گزارش‌نویسی در نظر بگیریم و بکوشیم اصول و چارچوب‌های گزارش‌نویسی و ساختار گزارش را در این کار رعایت کنیم، طرح تجاریکارکرد و کارایی بسیار بیشتری خواهد داشت.
گزارش پیشرفت پروژه
وقتی درگیر یک پروژه هستید، پیوسته نیازمند تنظیم گزارشهای مختلف خواهید بود.
این پروژه‌ها الزاماً برای مدیر یا کارفرما تنظیم نمی‌شوند. حتی یک پروژه‌ی شخصی و تک‌نفره (که مجری و کارفرما و ناظر آن خود شما هستید) نیز هم‌چنان نیازمند تنظیم گزارشهای مختلف است (برنامه ریزی پروژه، کلیات پروژه، ساختار شکست کار، برآوردها و سایر فعالیت‌های مربوط به اجرا و کنترل پروژه).
در پروژه‌های رسمی که کارفرمای مشخص دارند، تنظیم هوشمندانه و درست گزارش‌ها می‌تواند نقش مهمی در ایجاد هماهنگی میان شما و کارفرما داشته باشد و فرایند تسویه حساب را – که همیشه از چالش‌ها و دغدغه‌های پروژه‌هاست – تسهیل کند.
گزارشهای آماری
نمی‌توان تصور کرد در هیچ دوره‌ای در گذشته به‌اندازه‌ی امروز، اعداد و ارقام و داده‌ها در اختیار شرکت‌ها و کسب و کارها بوده باشد.
کسب و کارها هم معمولاً از آمار و اطلاعات استقبال کرده و با استفاده از فرایندهای مختلف (مثلاً CRM) حجم وسیعی از داده‌ها را ایجاد می‌کنند.
چالش امروز دنیای کسب و کار، بیش از آن‌که حول ایجاد و گردآوری و ذخیره‌سازی اطلاعات متمرکز باشد، به ارائه‌ی گزارش از اطلاعات در چارچوبی ساده، کاربردی و قابل فهم مربوط می‌شود.
تمرین و کسب مهارت در گزارش‌نویسی – در کنار مهارت‌هایی مانند تحلیل عددی و آماری – می‌تواند نقش مهمی در دستیابی به این هدف ایفا کند.
موارد زیر از جمله نمونه‌های گزارشهای آماری هستند:
- گزارش فروش در یک مقطع مشخص (مثلاً ماهانه یا فصلی)
- گزارش موجودی انبار
- گزارش رفتار کاربران یک سایت
گزارش جلسات (صورتجلسه)
اسکات اسنیر در کتاب Stop the meeting (با لحنی آمیخته به طنز) توضیح می‌دهد که بشر هرگز شیوه‌ای به هوشمندی برگزاری جلسات برای اتلاف وقت و هیچ کاری نکردن اختراع نکرده است.
بخشی از تقصیر این ماجرا را باید بر گردن گزارش‌نویسی ضعیف انداخت.
گزارش‌نویسی حرفه‌ای، میزان مفید یا غیرمفید بودن یک جلسه را تا حد خوبی مشخص می‌کند و اجازه نمی‌دهد که روند برگزاری جلساتِ بی‌نتیجه در شرکت‌ها شکل بگیرد و تقویت شود.
چگونه یک صورت جلسه تنظیم کنیم؟
آموزش گزارش نویسی در دوره‌های مدیریتی و دانشگاه‌ها
ممکن است از خود بپرسید با توجه به اهمیت گزارش نویسی و نیاز به گزارش نویسی اداری و گزارش علمی و سایر انواع گزارش‌ها در محیط کسب و کار، آیا در دوره‌های مدیریتی (مثلاً دوره MBA) درس ویژه‌ای به اصول گزارش نویسی و گزارش دهی درنظر گرفته می‌شود؟
تا حدی که ما بررسی کرده‌ایم، اغلب دوره‌های MBA چنین موضوعی را در قالب یک درس مستقل آموزش نمی‌دهند.
البته این مسئله کاملاً منطقی و قابل درک است. اگر قرار باشد مهارتهای مدیریتی تا این حد دقیق و با جزئیات آموزش داده شوند، دیگر نمی‌توان چنین دوره‌هایی را در حد دو تا سه سال، طراحی و اجرا کرد.
با این حال، در اکثر دوره‌های مدیریتی، درسی با عنوان ارتباطات در فضای کسب و کار یا Business Communications درنظر گرفته شده که بخش قابل‌توجهی از آن، به نحوه گزارش نویسی اختصاص دارد و نکات مربوط به تنظیم گزارش در قالب این درس به دانشجویان آموزش داده می‌شوند.
کتابهای گزارش نویسی استفاده‌شده در تدوین این مجموعه
Business and Administrative Communication, Kitty Locker
Taking Minutes of Meetings, Joanna Gutmann
How to make an IMPACT, Jon Moon
Show me the numbers, Stephen Few
شما در بحث و گفتگوی مربوط به این مطلب مشارکت داشته اید (صحبت‌های شما)
برخی از دوستان متممی که به این درس علاقه مندند: ، ، ، ،
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارت گزارش نویسی به شما پیشنهاد می‌کند:
سری مطالب حوزه مهارت گزارش نویسی