انواع داده ها در اکسس و کاربرد آنها در محیط اکسس
برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی توسط نرم افزار اکسس شما باید کار خود را با ایجاد جداول آغاز کنید و برای طراحی و ایجاد جدول ها شما ناگزیر از این هستید که با انواع داده های موجود در نرم افزار اکسس آشنا باشید
زیر بنای یک بانک اطلاعاتی در انرم افزار اکسس جداول هستند .
یکی از مهمترین شروطی که بواسطه آن می توانیم عنوان کنیم که یک بانک اطلاعاتی ایجاد شده در اکسس از یک ساختار منسجم و کارآمد برخوردار است این است که جداول در بهینه ترین حالت خود ایجاد شده باشند .
جداول در اکسس دارای ساختار ساده اما در عین حال بسیار مهم و کاربردی هستند .
به گونه ای که برای ایجاد یک جدول فقط کافی است به نمای طراحی یا همان Design جدول مربوطه بروید .
در این نما تمام آنچه را که برای ایجاد یک جدول به آن نیاز دارید در اختیار شما قرار گرفته است .
هر چند که این محیط یعنی محیط طراحی جدول از آنجا که دارای آیتم ها ی متعددی می باشد در ابتدا می تواند کمی دلهره آور و یا گیج کننده باشد اما شما می توانید با استفاده از تمام و یا حتی بحشی از این امکانات و آیتم های موجود در این محیط به بهترین حالت جداول خود را طراحی و از آنها استفاده کنید .
به تصویر زیر توجه کنید .
این تصویر نمایی از محیط یک جدول را در حالت طراحی به نمایش می گذارد .
همانگونه که در تصویر مشاهده می کنید محیط طراحی یک جدول را می توان به سه بخش عمده تقسیم نمود .
اکنون با هم نگاهی کلی به وظیفه و عملکرد هر بخش می پردازیم .
از آنجا که ما در این مطلب آموزشی تمرکز خود را فقط بر روی بررسی انواع داده ها در اکسس می گذاریم از بیان جزئیات بیش از حد برای این قسمتها خودداری می کنیم .
مسلما عملکرد هر کدام از بخش ها را در مطالب آینده بطور دقیقتر مورد بحث و بررسی قرار خواهیم داد .
بررسی بخش های مختلف محیط طراحی جداول
کادر شماره ۱ :
این کادر دارای سه ستون می باشد که عملکرد هر کدام از این ستونها به قرار زیر است :
ستون Field Name
در اکسس به هر کدام از ستون های موجود در جداول که حاوی اطلاعات هستند در اصطلاح فیلد می گویند .
هر ستون دارای یک نام است که نام ستون های مربوطه را در این قسمت و از طریق Field Name تعریف می کنیم .
ثبت و تعیین نام هر ستون در یک جدول یک مورد الزامی می باشد .
ستون Data Type :
این ستون محلی است که ما می توانیم با استفاده از آن نوع داده های مورد نظر خود برای ذخیره کردن اطلاعات در فیلدها و رکوردهای جدول را تعیین کنیم . موضوعی که در این مطلب قرار است بطور مفصل به ان پرداخته و تمامی زوایای مربوط به آن را بطور کامل بررسی نماییم .
ستون Description :
این ستون برخلاف دو ستون قبلی که تعیین مقادیر و انجام تنظیمات برای انها کاملا اجباری می باشد کاملا حالت اختیاری دارد و عدم تکمیل آن تاثیر سویی بر عملکرد جدول شما نخواهد گذاشت .
در توضیح عملکرد این ستون همین بس که بدانیم به کمک آن می توانیم توضیحاتی را در خصوص نحوه تکمیل فیلدها به کاربر ارائه دهیم که این توضیحات در حین کار با فیلدها در قسمت Status bar اکسس به کاربر نمایش داده می شود .
کادر شماره ۲ : Property Field
همانطور که از نام این کادر بر می آید با انتخاب هر یلد در ستون مربوط به نام فیلدها در کادر شماره ۱ می توانیم به تنظیم برخی از ویژگی های مربوط به این فیلدها بپردازیم .
کادر شماره ۳ : Property Sheet
از طریق این کادر نیز می توانیم به تنظیم برخی از ویژگی هایی بپردازیم که در سطح کلی جدول ما اعمال می شوند .
همانگونه که قبلا نیز ذکر کردیم در این مطلب آموزشی تمرکز خود را فقط بر روی بررسی انواع داده ها در اکسس می گذاریم و در آینده به بررسی موارد دیگر در زمینه طراحی جداول خواهیم پرداخت .
اما سوالاتی که در اینجا در خصوص انواع داده ها در اکسس به بررسی آنها خواهیم پرداخت به قرار زیر است :
اصلا منظور از کلمه و واژه ” انواع داده ها در اکسس ” یا همان Data Type چیست ؟ این عبارت به چه مفهومی اشاره می کند ؟?
چرا ما باید با انواع داده ها در اکسس آشنا شویم ؟ این عدم آشنایی چه مشکلاتی احتمالی را برای ما بدنبال خواهد داشت ؟
انواع داده های مهم در اکسس کدامند ؟ کاربرد هر کدام از آنها به چه صورت است ؟
بهترین زمان برای تعیین نوع داده چه موقع و در کجا می باشد ؟
این سوالات و سوالاتی چند از این دست موضوع مطلب آموزشی ما در این پست می باشد .
پس با ما همراه باشید .
منظور از انواع داده در اکسس چیست؟
اطراف ما را در دنیای امروزی دو چیز فراگرفته یکی هوا و اکسیژنی که در همه جا هست ! و دیگری اطلاعات و داده هایی که در مورد همه چیز و همه کس مورد استفاده قرار می گیرند .
یکی از دغدغه های اساسی بشر امروزی – در کنار دغدغه ها و مشکلات مربوط به تغییرات آب و هوایی و گرمایش کره زمین و … – این است که چگونه این اطلاعات را جمع آوری کرده آنها را منسجم نموده و تصمیمات صحیح را با استفاده از تجزیه و تحلیل این اطلاعات برای خود و یا دیگران اتخاذ نماید .
برای هر کدام از این مشکلات نیز ابزارها و راهکارهای متعددی را ایجاد و از آنها استفاده می کند .
اجازه بدهید حل مشکلات آب و هوایی را به صاحبان فن خود بسپاریم و گامی در جهت سرو سامان دادن به اطلاعات دنیای پیرامون خود برداریم .
دو نکته را در نظر بگیریم :
اول اینکه نرم افزار اکسس را بعنوان یک ابزار برای سرو سامان دادن اطلاعات دنیای پیرامون خود بپذیریم .
دوم اینکه اطلاعاتی که در دنیای پیرامون ما وجود دارد در قالب ها و فرمتهای متعددی هستند .
این اطلاعات می توانند بصورت نوشته ها و متن هایی باشند که هر روزه در روزنامه ها و کتابها و سایتها و ….. منتشر می شوند .
یا اینکه این اطلاعات می توانند در قالب اعداد و ارقامی باشند که در زمینه های مختلف اعم از اقتصاد و تاریخ و ریاضیات و آمار و ….. تولید می شوند .
یا اینکه این اطلاعات می توانند در قالب عکس ها و تصاویر و یا فیلم ها و ویدیو هایی که در قالب متن و صوت و تصویر باشند که هر روزه تولید می شوند
پس ما خیل عظیمی از اطلاعات در قالبهای مختلف را در یک سمت میدان داریم و نرم افزار اکسس را در سمت دیگر میدان که قرار این این اطلاعات را سرو سامان داده و آنها را بصورت منسجم در دسترس ما قرار دهد .
برای اینکه اکسس در مواجهه با این خیل عظیم از اطلاعات دچار سردرگمی نشود در همان ابتدای امر یکسری طبقه بندی هایی را تعیین می کند .
این طبقه بندی ها در واقع تعیین می کند که اطلاعاتی که قرار است در اختیار اکسس قرار گیرد از چه نوع داده ای برخوردار است و در کدام یک از دسته بندی های تعیین شده قرار می گیرد
این دسته بندی ها همان چیزی است که ما از آن بعنوان Data type یا نوع داده ها در اکسس نام می بریم .
در واقع اینگونه می توان بیان نمود که Data type به منزله قیفی است که در بدو ورود داده ها در اکسس قرار گرفته و هر کدام از این داده ها را بر مبنای نوع آنها از خود گذر داده و از این طریق داده های مختلف را در گروههای متفاوت تقسیم بندی می نماید .
اگر هرData type را یک قیف در نظر بگیریم از آنجا که در اکسس ۱۲ نوع داده داریم بنابراین می توان این طور در نظر گرفت که اطلاعات ورودی به اکسس هر کدام بر مبنای نوع داده خود از یکی از این قیف ها عبور می کند و در دسته بندی های معین و مشخص در جدول ذخیره می شود .
بنابراین اکسس با استفاده از ویژگی Data type یک نوع دسته بسندی را بر روی خیل عظیمی از اطلاعات اعمال تموده و آنها را سازماندهی می کند .
این دسته بندی و سازماندهی در بدو ورود اطلاعات در اکسس امکان مدیریت بهتر اطلاعات را برای اکسس فراهم می آورد .
چرا ما باید با انواع داده ها در اکسس آشنا شویم ؟
پاسخ این سوال ساده است .
وقتی که ما می خواهیم اطلاعات مورد نظر خود را در اکسس ذخیره نماییم باید بدانیم که هر داده را در چه دسته و گروهی باید قرار دهیم .
بعنوان مثال وقتی با یک عدد ۱۰ رقمی مواجه هستیم که بیانگر کد ملی یک فرد است باید بدانیم این کد ملی را باید در قالب یک متن ذخیره کنیم و یا در قالب یک عدد ؟ اگر در قالب متن می خواهیم ذخیره کنیم چرا و به چه دلیل و اگر که در قالب عدد ذخیره کنیم چرا و به چه دلیل ؟
آیا در آینده قرار است بر روی این عدد محاسبات ریاضی انجام دهیم یا خیر که در اینصورت اگر آن را با فرمت نادرست ذخیره کنیم در آینده برای انجام محاسبات ریاضی دچار مشکل خواهیم شد .
بنابراین کاملا لازم و ضروری بنظر می رسد که ما باید با انواع محتلف داده هایی که اکسس از آنها پشتیبانی می کند کاملا آشنا بوده با قابلیت ها و محدودیت هایی که هر یک برای ما ایجاد خواهند کرد آشنا شویم .
مهمترین مشکلی که از جانب عدم شناخت قابلیت ها و محدودیت های هر نوع داده می تواند متوجه ما شود این است که در صورت عدم استفاده بجا و درست از نوع داده ها در ایجاد و طراحی جداول در اکسس می تواند تاثیر نادرستی بر روی عملکرد جدول و یا جداول ما داشته و از این طریق کل عملکرد بانک اطلاعاتی ما را زیر سوال ببرد.
انواع داده های مهم در اکسس کدامند ؟ کاربرد هر کدام از آنها به چه صورت است ؟
بعد از این مصمدمه نه چندان کوتاه به مهمترین و اصلی ترین بخش آموزش خود می رسیم .
اینکه اصلا اکسس از چه نوع داه هایی پشتیبانی می کند و چه دسته بندی هایی را بر روی داده های مورد نظر خود اعمال می نماید .
بطور کلی نرم افزار اکسس از ۱۲ نوع داده پشتیبانی می کند .
در تصویر زیر تمامی داده های مورد پشتیبانی توسط اکسس را مشاهده می نمایید .
با هم به بررسی هر کدام از داده ها پرداخته و کاربردهای هر کدام را بیان می کنیم .
- داده نوع AutoNumber
این نوع از داده نقش یک شمارنده را برای فیلدهای اکسس دارد .
با انتخاب این نوع داده اکسس بطور خودکار از شماره ۱ شروع نموده و به ترتیب با ایجاد هر فیلد جدید در جدول آن را شماره گذاری می کنید .
در استفاده از این نوع داده این نکات را باید در نظر گرفت :
– انتخاب این نوع داده در اختیار ما می باشد اما ما نقشی در کار شمارش فیلدها با استفاده از این نوع داده نداریم . یعنی ما بصورت دستی نمی توانیم عددی را در این فیلد وارد کنیم بلکه کار ایجاد اعداد شمارنده بر عهده خود اکسس می باشد که هر بار با اضافه کردن یک عدد به عدد قبلی کار ایجاد داده های مربوط به این نوع را بطور خودکار برعهده می گیرد.
– مقادیر موجود در فیلد مربوط به AutoNumber به هیچ عنوان نمی تواند تکراری باشد . تفاوتی نمی کند که فیلد مربوطه ما کلید اولیه باشد یا خیر در هر صورت نوع داده AutoNumber حالت غیر تکراری خواهد داشت .
– بطور پیشفرض تمامی اعداد از نوع AutoNumber از عدد ۱ شروع می شود . اما ما قبلا در ترفندی برای تنظیم شروع عدد AutoNumber از عدد دلخواه به این مطلب پرداختیم که چگونه می توان این خاصیت را از عدد مورد نظر خود تنظیم نماییم تا کار شمارش خود کار را انجام دهد . برای دسترسی به این مطلب می توانید از لینک زیر استفاده نمایید .
مطلب مرتبط : تنظیم AutoNumber از عدد دلخواه
– درست است که این نوع از داده کار شمارش را با اعداد انجام می دهد اما بر طبق آموزشی که قبلا به شما ارائه نمودیم می توانید ترفندی را به کار ببرید که ترکیبی از اعداد و حروف برای این فیلد داشته باشید .
برای مشاهده این ترفند نیز می توانید از لینک زیر بهره ببرید
مطلب مرتبط : نحوه تنظیم AutoNumber بصورت متن و عدد همزمان
داده نوع Short Text
Short Text نوعی از داده ها هستند که فیلدهای مربوط به آنها حداکثر می توانند تا ۲۵۵ کاراکتر را قبول کنند.
وقتی صحبت از کاراکتر می کنیم منظور حروف الفبا ، اعداد و علائم ریاضی و نوشتاری می باشد .
بنابراین با استفاده از این نوع از داده می توانیم متن هایی را ذخیره نماییم که تعداد کاراکترهای آنها حداکثر ۲۵۵ کاراکتر باشد .
فیلدهایی همچون نام ، نام خانوادگی ، مقطع تحصیلی و موارد بسیاری از این دست مثال هایی هستند که می توان از داده نوع Short Text برای ذخیره کردن اطلاعات مربوط به آنها در جداول از آنها استفاده برد .
داده نوع LongText
داده نوع LongText دقیقا همانند داده نوع Short Text است فقط به جای محدودیت ۲۵۵ کاراکتری می توان تا ۶۴۰۰۰ کاراکتر را با استفاده از این نوع داده در فیلد مربوطه ذخیره نمود .
داده نوع Number
همانگونه که از نام این نوع از داده ها مشخص است با استفاده از این نوع از داده ها می توان به ذخیره سازی اعداد در فیلدها پرداخت .
نکته ای که در اینجا می توان به آن اشاره نمود این است که با استفاده از داده های نوع Text به راحتی می توان اعداد را نیز در جداول ذخیره نمود اما اگر اعداد را در زیر مجموعه داده های نوع Text قرار دهیم بعدا نخواهیم توانست بر روی آنها عملیات های ریاضی را انجام دهیم .
داده های نوع Date/Time
Date/Time نوعی از داه ها هستند که به کمک آنها می توان مقادیر مربوط به تاریخ و زمان را در اکسس ذخیره نمود.
اگر در بین اطلاعات مورد نظر خود با مقادیر سرو کار دارید که در آنها تاریخ نیز قرار دارد حتما باید نوع داه ای را که برای این نوع از داده ها در نظر می گیرید از نوع Date/Time باشد .
یکی از اشتباهات رایج در بین کاربران اکسس این است که در بسیاری از مواقع از روی ناآگاهی و البته در بسیاری از موارد دیگر نیز از روی ناچاری به ذخیره کردن اطلاعات مربوط به تاریخ در قالب Short Text می کنند که این کار در مراحل بعدی کاربران را دچار مشکلاتی خواهد نمود .
داده های نوع Currency
این نوع از داه ها برای ذخیره کردن اعداد و ارقامی که در محاسبات مالی استفاده می شوند کاربرد دارد .
فیلدهایی همچون مبلغ یا قیمت یک کالا و یا میزان حقوق پرداختی یک فرد می توانند این نوع از داده را نمایش دهند .
خاصیتی که این نوع از داده دارد این است که وقتی شما یک عدد را به عنوان مبلغ مورد نظر خود در این فیلد وارد می کنید اکسس بطور خودکار واحد پولی مدنظر شما را در کنار مقادیر یک فیلد درج می نماید .
این نکته را در نظر داشته باشید که اکسس واحد پولی رایج در کشور مورد نظر را با توجه به تنظیماتی که در control panel کامپیوتر خود اعمال کرده اید درج خواهد کرد .
بعنوان مثال از آنجا که من در کنترل پنل کامپیوتر خود تنظیمات مربوط به ایران و واحد پولی ریال را تنظیم کرده ام اکسس در کنار مقادیر مربوط به داده های نوع Currency کلمه ریال را درج خواهد کرد .
داده های نوع Yes/No
این نوع از داده ها برای ذخیره کردن مقادیری که حالت منطقی دارند و در آن واحد فقط می تواند یکی از دو حالت بله یا خیر را داشته باشد کاربرد دارد.
در واقع در این فیلد از کاربر سوالی پرسیده می شود که پاسخ آن سوال یا مثبت است یا منفی و یا کلمه خیر است یا بله.
انتخاب این نوع از داده یک چک باکس را در محیط کاری جدول در اختیار ما می گذارد که تیک زدن چک باکس به معنای کلمه “بلی” و خالی گذاشتن آن به معنای “خیر” است .
داده های نوع OLE
کلمه OLE اشاره به عبارت Object Linking and Embedding دارد .
این نوع از داده امکانی را در اختیار ما قرار می دهد به کمک آن می توانیم تصاویر ، نمودارها و سایر اسنادی که توسط نرم افزار های تحت ویندوز ایجاد شده اند را به فایل خود اضافه نمود .
البته در بسیاری از موارد توصیه می شود که بنا بردلایلی از داده نوع Attachment به جای این نوع از داده استفاده شود .
داده های نوع Hyperlink
همانطور که از نام این نوع از داده بر می آید می توان با استفاده از آن به برقراری لینک بین بانک اطلاعاتی اکسس با یک آدرس سایت و یا یک آدرس ایمیل پرداخت .
داده های نوع Attachment
این نوع از داده ها نیز امکان ضمیمه کردن اسناد مختلف را به یک فایل اکسس در اختیار ما می گذارد .
در خصوص این نوع از داده در مطلب جداگانه ای بطور مفصل بحث و بررسی شده است که می توانید از طریق لینک زیر به آن دسترسی یابید .
مطلب مرتبط :آشنایی با داده نوع Attachment در اکسس
داده های نوع Calculate
با استفاده از این نوع داده می توان به ایجاد یک فیلد محاسباتی در داخل جداول اکسس پرداخت.
داده های نوع Lookup Wizard
با استفاده از این نوع از داده می توان به ایجاد یک لیست در قالب یک کمبو باکس پرداخت و آیتم های مورد نظر را برای انتخاب در اختیار کاربران قرار داد .
تا به اینجا به بررسی لیست کاملی از انواع داده های اکسس و کاربردهای آنها پرداختیم .
توضیحات تکمیلی در خصوص این داده ها را می توانید در ویدئوی زیر مشاهده نمایید
بهترین زمان برای تعیین نوع داده چه موقع و در کجا می باشد ؟
بطور کلی ما در دو محل می توانیم به تعیین نوع داده مورد نظر خود بپردازیم .
یا بطور مستقیم در نمای کاری جذول خود که چندان توصیه به این کار نمی شود .
یا اینکه در نمای طراحی جدول خود می توانیم به تعیین نوع داده مورد نظر خود بپردازیم .
بعنوان یک نکته اساسی همیشه مد نظر داشته باشید که بهترین زمان برای انتخاب نوع داه در اکسس قبل از درج هر گونه اطلاعات و در حین طراحی جدول برای دریافت اطلاعات مورد نظر می باشد .
با ارائه نظرات خود ما را در پربارتر نمودن آموزش های سایت یاری نمایید .